今回は、「オンライン会議」に関しての一考察をお届けします。
在宅勤務やテレワークが当たり前になった今、対面での会議やちょっとした立話等は避けられるようになり“非接触でのオンラインを介したワークススタイル”が主役になってきました。
このような時代には、オンラインの特徴を捉え、いかにスムーズにより高い成果を上げるといったスキルが一層求められてきます。
「オンライン会議のスキル」は、今までのファシリテーションとは違い、画面越しでも相手との距離を縮める能力とセンスが必要。
この能力やセンスは会議だけでなく、先々様々な場面にも活かすことが可能ではないかと私は考えます。
オンラインの強みはなんといっても”時間”と”場所”に制約されないこと。
2020年4月の緊急事態宣言以降、一気にオンラインが広まりましたが実際にはこれまでも“テレビ会議”というものは使われていました。しかし、いままでの“テレビ会議”とは勝手が違うと私は感じています。
集める人数も会議室の大きさに関係なく、移動する時間も考慮する必要がなく、柔軟に会議開催が可能なところは大きなメリットです。
しかし会議参加者の全員がリモートになると、発言の間や段取りなどリアルの会議ではあまり感じることのなかった戸惑いのシーンも増えます。
やはり、相手の表情や空気感など読みにくい部分は一歩踏み込んで認識しておくべきポイントではないかと。
私が考えるテクニックをいくつかご紹介させて頂きます。
基本テクニックですので最低限認識されておかれるべきかと。
（１）参加メンバーに飽きささない工夫
画面越しなので、発言していない人や話題と関係ない担当者はどうしても緊張感や集中力が途切れてしまいます。オンライン会議中に他の作業をされてしまった…といった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
会議は“参加メンバーに伝える”ことが目的です。一方的に話してしまいがちですが、それではやはり飽きを招いてしまいます。
話題の要点ごとに区切り質問をしたり、直接話題に関係のない参加者にも意見を求めたりするなど、積極的な“対話”を形作ることで緊張感を醸し出してゆくのも手です。
（２）会話や進行のスピードを調整する
やはり対話をする上で重要なのが会話のスピード。
対面でも緊張のあまり早口になる場合もありますが、リモートだと空気感がつかめないため、周りを置き去りにした一方的な立て板に水の如くのスピーチとなりがちです。
あくまでもコミュニケーションの場ですので、画面越しでの雰囲気・空気感を見てスピードを調整する感度・センス・工夫・思いやりが重要です。
（３）合意形成をとる
リアル会議でもおなざりだった感がある討議内容の振返り・再確認。
これはリモートであればより重要になるのではないかと感じます。
対面と違い、意思の疎通が少なかったかな、とか集中力が欠けているようだなと感じたところでは敢えてしっかりと振返ることは重要なポイントだと思います。。
また、会議時間を延長することもリアル比べリモートでは減る傾向にあると思われます。故にきっちり“時間内に”議決した点のレビューを行い合意の確認はビジネスの基本と言えましょう。
また録画した討議内容を、会議後にチャットやメールで共有することで、決定事項や未決事項、課題などがその場で共有できるので、次のアクションにも非常に有意義となる点はリモートならではの大きなメリットです。
（４）リアクションは大きめに
画面、マイク越しなので、声が小さくなったり、ネット環境によっては遅延したり途切れたりしまうことも予め留意しておかねばなりません。
聞き取りにくいことがないように、明瞭にはっきりと言うように心掛けることが大切です。画面越しなのでリアクションも少し大きくすることで、少しでも思いが伝わるような努力・工夫も大切だと思います。
リアルだろうがオンラインだろうが、『言ってなんぼじゃなく、伝わってなんぼ』の心で誠意をもち接していくことは基本と思います。
従来のテレビ会議とは異なるオンライン会議の潮流はまだ始まったばかりゆえ、不慣れな人も多い分、余り失敗を恐れずに、色々なテクニックを実験・検証して行く考え方が、ノウハウの蓄積へとつながり良い結果につながってゆくと思います。
もしかするとこの先もっと便利なオンライン会議ツールも登場してくるかもしれませんし。
この先ITツールがどのように変遷してゆこうと、いずれにしても誠意をもったコミュニケーションの実践は最も重要なポイントだと思います。
まずは目の前の“オンライン会議”の世界を楽しみつつ、私も更なるPM力向上に精進してゆきたいと思うコロナの盛夏です。
PM支援、PM育成は是非当社まで。
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